Політика конфіденційності

1. Хто обробляє ваші дані

Адміністратор персональних даних — AUTAGO BAU Sp. z o.o. з місцезнаходженням у Варшаві, ul. Ogrodowa 3/LU-33, 00-893 Warszawa, внесена до реєстру підприємців KRS Районного суду столичного міста Варшави за № 0001153798, NIP 5273150586, REGON 540838989 (далі — «ProstoBY», «ми»).

Із питань захисту даних пишіть на info@prostoby.com або в Telegram @prostobyeu. Відповідаємо на запити щодо даних протягом 30 днів.

Політика пояснює, які дані ми збираємо на prostoby.com, у месенджерах і при наданні послуг, навіщо, на якій підставі, скільки зберігаємо та які у вас права. Дотримуємося Регламенту ЄС 2016/679 (GDPR / RODO) і законодавства Польщі.

2. Які дані ми збираємо

• Контактні дані: ім’я, телефон, e-mail, ім’я користувача в Telegram, WhatsApp або Viber — коли ви пишете нам або заповнюєте форму.
• Дані про задачу: вид документа, країна подання, строки, а також фото й скани, які ви надсилаєте для розрахунку та виконання замовлення.
• Дані з документів: ПІБ, дати, місця народження й реєстрації, сімейний стан, освіта та інші відомості у ваших документах.
• Відомості про судимість — лише при замовленні довідки про несудимість, в обсязі, необхідному для виконання замовлення (ст. 10 GDPR).
• Дані для договору й оплати, потрібні для укладення договору, виставлення рахунку та обліку платежів.
• Технічні дані: IP-адреса, тип браузера й пристрою, відвідані сторінки, час візиту, cookies (докладніше в розділі про cookies).

Не просимо більше даних, ніж потрібно. Передаючи дані іншої особи, наприклад чоловіка, дружини чи дитини, переконайтеся, що маєте на це право, і повідомте їй про цю політику.

3. Мета й правові підстави

• Відповідь на звернення й безкоштовний розрахунок — ст. 6(1)(b) GDPR: дії до укладення договору на ваш запит.
• Укладення й виконання договору, статуси замовлення, доставка документів — ст. 6(1)(b) GDPR.
• Бухгалтерський і податковий облік — ст. 6(1)(c) GDPR: законний обов’язок.
• Захист від претензій, стягнення заборгованості, безпека сайту — ст. 6(1)(f) GDPR: наш законний інтерес.
• Аналітика й реклама — ст. 6(1)(a) GDPR: лише за згодою, яку можна відкликати будь-коли.
• Повідомлення про новини й акції — лише за окремою згодою.

4. Кому ми передаємо дані

Передаємо дані лише тим, без кого неможливо виконати замовлення чи забезпечити роботу сайту, і лише в потрібному обсязі:

• виконавцям і партнерам, які оформлюють документи, зокрема в Білорусі;
• державним органам, які видають документи й ставлять апостиль, в обсязі, потрібному для подання;
• партнеру — присяжному перекладачу, якщо ви замовили переклад;
• кур’єрським і поштовим службам для доставки оригіналів;
• постачальникам IT-послуг: хостинг, пошта, CRM, месенджери, аналітика;
• бухгалтерії та юридичним консультантам;
• державним органам, якщо цього вимагає закон.

З обробниками укладаємо договори про доручення обробки даних (ст. 28 GDPR).

5. Передавання даних за межі ЄЕЗ

Частина даних передається до Білорусі, де оформлюються документи. Для Білорусі немає рішення Єврокомісії про належний рівень захисту. Передавання ґрунтується на ст. 49(1)(b) GDPR як необхідне для виконання договору на ваш запит. Передаємо лише дані, без яких документ оформити неможливо.

Деякі IT-сервіси, наприклад месенджери й аналітика, можуть обробляти дані за межами ЄЕЗ; тоді застосовуються стандартні договірні положення Єврокомісії чи інші механізми глави V GDPR.

6. Скільки ми зберігаємо дані

• Звернення без замовлення — до 12 місяців від останнього контакту.
• Дані договору й листування — протягом дії договору та до спливу строку позовної давності, зазвичай 6 років.
• Бухгалтерські документи — 5 років із кінця року, в якому відбулася оплата.
• Дані cookies — відповідно до обраних налаштувань.

7. Ваші права

Ви маєте право:

• отримати доступ до даних та їхню копію;
• виправити неточні дані;
• видалити дані, «право на забуття», якщо немає законних підстав їх зберігати;
• обмежити обробку;
• перенести дані до іншого адміністратора;
• заперечити проти обробки на підставі законного інтересу;
• будь-коли відкликати згоду без впливу на законність попередньої обробки.

Для реалізації прав пишіть на info@prostoby.com. Також можна подати скаргу до органу захисту даних Польщі (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Чи обов’язково надавати дані

Надання даних добровільне. Без контактів не зможемо відповісти, а без даних із документів — виконати замовлення.

Не ухвалюємо рішень про вас винятково автоматично й не створюємо профілів із юридичними наслідками.

9. Файли cookies

Cookies — невеликі файли, які сайт зберігає у браузері.

• Необхідні забезпечують роботу сайту й зберігають вибір cookies. Працюють завжди.
• Аналітичні (Google Analytics 4) допомагають зрозуміти використання сайту. Лише за згодою.
• Рекламні (Meta Pixel, Google Ads) допомагають показувати доречну рекламу. Лише за згодою.

Вибір можна змінити будь-коли через «Налаштування cookies» внизу сайту або налаштування браузера.

10. Месенджери й зовнішні сервіси

Коли ви пишете в Telegram, WhatsApp або Viber, месенджер також обробляє дані за своїми правилами. Не надсилайте зайвого; оригінали й особливо чутливі документи попросимо передати зручним захищеним способом.

Посилання на сторонні сайти ведуть на ресурси, за політику конфіденційності яких ми не відповідаємо.

11. Як ми захищаємо дані

Сайт використовує HTTPS. Доступ мають лише працівники й виконавці, яким дані потрібні для роботи та які зберігають конфіденційність. Використовуємо паролі, двофакторну автентифікацію й регулярно видаляємо дані після строку зберігання. Про порушення з ризиком повідомимо UODO протягом 72 годин, а за високого ризику — і вам.

12. Неповнолітні

Послуги призначені для повнолітніх. Документи дитини оформлюються на запит батьків або законного представника.

13. Зміни політики

Можемо оновлювати політику, наприклад при зміні законів чи послуг. Актуальна версія з датою оновлення завжди на цій сторінці.