Политика конфиденциальности

1. Кто обрабатывает ваши данные

Администратор персональных данных — AUTAGO BAU Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 3/LU-33, 00-893 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie pod nr 0001153798, NIP 5273150586, REGON 540838989 (далее — «ProstoBY», «мы»).

По вопросам защиты данных пишите на info@prostoby.com или в Telegram @prostobyeu. Мы отвечаем на запросы о данных в течение 30 дней.

Политика объясняет, какие данные мы собираем на сайте prostoby.com, в мессенджерах и при оказании услуг, зачем, на каком основании, сколько храним и какие у вас права. Мы соблюдаем Регламент ЕС 2016/679 (GDPR / RODO) и законодательство Польши.

2. Какие данные мы собираем

• Контактные данные: имя, телефон, e-mail, имя пользователя в Telegram, WhatsApp или Viber — когда вы пишете нам или заполняете форму.
• Данные о задаче: вид документа, страна подачи, сроки, а также фото и сканы документов, которые вы присылаете для расчёта и выполнения заказа.
• Данные из документов: ФИО, даты, места рождения и регистрации, сведения о семейном положении, образовании и другие сведения, которые содержатся в ваших документах.
• Сведения о судимости — только если вы заказываете справку о несудимости; обрабатываются в объёме, необходимом для выполнения заказа (ст. 10 GDPR).
• Данные для договора и оплаты: данные, которые нужны для заключения договора, выставления счёта и учёта платежей.
• Технические данные сайта: IP-адрес, тип браузера и устройства, страницы, которые вы открывали, время визита, файлы cookies (подробнее — в разделе о cookies).

Мы не просим больше данных, чем нужно для вашей задачи. Если вы передаёте нам данные другого человека (например, супруга или ребёнка), убедитесь, что вправе это сделать, и сообщите ему об этой политике.

3. Зачем и на каком основании

• Ответ на обращение и бесплатный расчёт — ст. 6(1)(b) GDPR: действия до заключения договора по вашему запросу.
• Заключение и выполнение договора, статусы заказа, доставка документов — ст. 6(1)(b) GDPR.
• Бухгалтерский и налоговый учёт — ст. 6(1)(c) GDPR: обязанность по закону.
• Защита от претензий и взыскание задолженности, безопасность сайта — ст. 6(1)(f) GDPR: наш законный интерес.
• Аналитика сайта и реклама — ст. 6(1)(a) GDPR: только с вашего согласия, которое можно отозвать в любой момент.
• Сообщения о новостях и акциях — только с вашего отдельного согласия.

4. Кому мы передаём данные

Мы передаём данные только тем, без кого невозможно выполнить ваш заказ или работу сайта, и только в нужном объёме:

• исполнителям и партнёрам, которые участвуют в оформлении документов, в том числе в Республике Беларусь;
• государственным органам, которые выдают документы и ставят апостиль, — в объёме, требуемом для подачи;
• партнёру — присяжному переводчику, если вы заказали перевод;
• курьерским и почтовым службам — для доставки оригиналов;
• поставщикам IT-услуг: хостинг, почта, CRM, мессенджеры, аналитика;
• бухгалтерии и юридическим консультантам;
• государственным органам — если этого требует закон.

С обработчиками мы заключаем договоры о поручении обработки данных (ст. 28 GDPR).

5. Передача данных за пределы ЕЭЗ

Часть данных передаётся в Республику Беларусь, потому что документы оформляются там. Для Беларуси нет решения Еврокомиссии об адекватном уровне защиты. Передача происходит на основании ст. 49(1)(b) GDPR — она необходима для выполнения договора, заключённого по вашему запросу. Мы передаём только те данные, без которых документ оформить нельзя.

Некоторые IT-сервисы (например, мессенджеры и аналитика) могут обрабатывать данные за пределами ЕЭЗ; в этом случае применяются стандартные договорные условия Еврокомиссии или иные механизмы главы V GDPR.

6. Сколько мы храним данные

• Обращения без заказа — до 12 месяцев с последнего контакта.
• Данные договора и переписка по заказу — в течение действия договора и до истечения срока исковой давности (как правило, 6 лет).
• Бухгалтерские документы — 5 лет с конца года, в котором произошла оплата.
• Данные cookies — в соответствии с настройками, которые вы выбрали.

7. Ваши права

Вы имеете право:

• получить доступ к своим данным и копию данных;
• исправить неточные данные;
• удалить данные («право на забвение»), если нет законных оснований их хранить;
• ограничить обработку;
• перенести данные к другому администратору;
• возразить против обработки на основании законного интереса;
• в любой момент отозвать согласие — это не влияет на законность обработки до отзыва.

Чтобы воспользоваться правами, напишите на info@prostoby.com. Вы также можете подать жалобу в Управление по защите персональных данных Польши (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Обязательно ли предоставлять данные

Предоставление данных добровольно. Но без контактных данных мы не сможем ответить, а без данных из документов — выполнить заказ.

Мы не принимаем решений о вас исключительно автоматически и не составляем профили, которые влекут юридические последствия.

9. Файлы cookies

Cookies — небольшие файлы, которые сайт сохраняет в вашем браузере.

• Необходимые — обеспечивают работу сайта и сохраняют ваш выбор cookies. Работают всегда.
• Аналитические (Google Analytics 4) — помогают понять, как посетители пользуются сайтом. Только с согласия.
• Рекламные (Meta Pixel, Google Ads) — помогают показывать рекламу тем, кому она интересна. Только с согласия.

Изменить выбор можно в любой момент по ссылке «Настройки cookies» внизу сайта или в настройках браузера.

10. Мессенджеры и внешние сервисы

Когда вы пишете нам в Telegram, WhatsApp или Viber, данные обрабатывает и сам мессенджер по своим правилам. Не отправляйте через мессенджеры больше, чем нужно; оригиналы и особо чувствительные документы мы попросим передать удобным защищённым способом.

Ссылки на сайты третьих лиц ведут на ресурсы, за политику конфиденциальности которых мы не отвечаем.

11. Как мы защищаем данные

Сайт работает по HTTPS. Доступ к данным есть только у сотрудников и исполнителей, которым он нужен для работы, и они обязаны хранить конфиденциальность. Мы используем пароли, двухфакторную аутентификацию и регулярно удаляем данные, срок хранения которых истёк. О нарушении защиты данных, которое создаёт риск для вас, мы сообщим в UODO в течение 72 часов, а при высоком риске — и вам.

12. Несовершеннолетние

Услуги предназначены для совершеннолетних. Документы ребёнка оформляются по запросу его родителя или законного представителя.

13. Изменения политики

Мы можем обновлять политику, например при изменении законов или услуг. Актуальная версия всегда опубликована на этой странице с датой обновления.