Polityka prywatności

1. Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem danych osobowych jest AUTAGO BAU Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 3/LU-33, 00-893 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie pod nr 0001153798, NIP 5273150586, REGON 540838989 (dalej „ProstoBY”, „my”).

W sprawach ochrony danych napisz na info@prostoby.com lub Telegram @prostobyeu. Odpowiadamy na żądania dotyczące danych w ciągu 30 dni.

Polityka wyjaśnia, jakie dane zbieramy na prostoby.com, w komunikatorach i przy świadczeniu usług, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo i jakie masz prawa. Przestrzegamy rozporządzenia UE 2016/679 (RODO / GDPR) i prawa polskiego.

2. Jakie dane zbieramy

Dane kontaktowe: imię, telefon, e-mail, nazwa użytkownika Telegram, WhatsApp lub Viber — gdy piszesz do nas lub wypełniasz formularz.
Dane sprawy: rodzaj dokumentu, kraj złożenia, terminy oraz zdjęcia i skany przesyłane do wyceny i realizacji zlecenia.
Dane z dokumentów: imię i nazwisko, daty, miejsca urodzenia i rejestracji, stan cywilny, wykształcenie oraz inne informacje zawarte w dokumentach.
Dane o wyrokach skazujących — tylko przy zamówieniu zaświadczenia o niekaralności, w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia (art. 10 RODO).
Dane niezbędne do zawarcia umowy, wystawienia faktury i ewidencji płatności.
Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, odwiedzone strony, czas wizyty i cookies (więcej w sekcji o cookies).

Nie prosimy o więcej danych niż potrzeba. Przekazując dane innej osoby, np. małżonka lub dziecka, upewnij się, że masz do tego prawo, i poinformuj ją o tej polityce.

3. Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na zapytanie i bezpłatna wycena — art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie.
Zawarcie i wykonanie umowy, statusy zlecenia i dostawa dokumentów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Księgowość i rozliczenia podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązek prawny.
Obrona przed roszczeniami, dochodzenie należności i bezpieczeństwo strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz uzasadniony interes.
Analityka i reklama — art. 6 ust. 1 lit. a RODO: wyłącznie za zgodą, którą można w każdej chwili wycofać.
Wiadomości o nowościach i promocjach wyłącznie za osobną zgodą.

4. Komu przekazujemy dane

Przekazujemy dane tylko podmiotom niezbędnym do realizacji zlecenia lub działania strony, wyłącznie w potrzebnym zakresie:

wykonawcom i partnerom uczestniczącym w uzyskiwaniu dokumentów, także na Białorusi;
organom państwowym wydającym dokumenty i apostille, w zakresie wymaganym do złożenia;
partnerowi — tłumaczowi przysięgłemu, jeśli zamówisz tłumaczenie;
firmom kurierskim i pocztowym w celu dostawy oryginałów;
dostawcom IT: hosting, poczta, CRM, komunikatory, analityka;
księgowości i doradcom prawnym;
organom państwowym, gdy wymaga tego prawo.

Z podmiotami przetwarzającymi zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

5. Przekazywanie danych poza EOG

Część danych przekazujemy na Białoruś, gdzie uzyskiwane są dokumenty. Dla Białorusi nie ma decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony. Przekazanie opiera się na art. 49 ust. 1 lit. b RODO jako niezbędne do wykonania umowy zawartej na Twoje żądanie. Przekazujemy tylko dane konieczne do uzyskania dokumentu.

Niektóre usługi IT, np. komunikatory i analityka, mogą przetwarzać dane poza EOG; stosuje się wtedy standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub inne mechanizmy rozdziału V RODO.

6. Jak długo przechowujemy dane

Zapytania bez zlecenia — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Dane umowy i korespondencja — przez czas umowy i do upływu przedawnienia, zwykle 6 lat.
Dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku, w którym dokonano płatności.
Dane cookies — zgodnie z wybranymi ustawieniami.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do danych i otrzymania kopii;
sprostowania nieprawidłowych danych;
usunięcia danych, „prawo do bycia zapomnianym”, jeśli nie ma podstaw prawnych do przechowywania;
ograniczenia przetwarzania;
przeniesienia danych do innego administratora;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
wycofania zgody w dowolnej chwili, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z praw, napisz na info@prostoby.com. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy, a bez danych z dokumentów nie zrealizujemy zlecenia.

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie ani nie tworzymy profili wywołujących skutki prawne.

9. Pliki cookies

Cookies to małe pliki zapisywane przez stronę w przeglądarce.

Niezbędne zapewniają działanie strony i zapisują wybór cookies. Zawsze aktywne.
Analityczne (Google Analytics 4) pomagają zrozumieć korzystanie ze strony. Tylko za zgodą.
Reklamowe (Meta Pixel, Google Ads) pomagają wyświetlać odpowiednie reklamy. Tylko za zgodą.

Wybór można zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce lub ustawienia przeglądarki.

10. Komunikatory i usługi zewnętrzne

Pisząc do nas w Telegram, WhatsApp lub Viber, przekazujesz dane także komunikatorowi według jego zasad. Nie wysyłaj więcej niż potrzeba; oryginały i szczególnie wrażliwe dokumenty poprosimy przekazać odpowiednią bezpieczną metodą.

Linki do stron trzecich prowadzą do zasobów, za których politykę prywatności nie odpowiadamy.

11. Jak chronimy dane

Strona używa HTTPS. Dostęp mają tylko pracownicy i wykonawcy, którym jest potrzebny do pracy i którzy zachowują poufność. Stosujemy hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i regularne usuwanie danych po upływie retencji. Naruszenie powodujące ryzyko zgłosimy UODO w ciągu 72 godzin, a przy wysokim ryzyku także Tobie.

12. Osoby niepełnoletnie

Usługi są przeznaczone dla dorosłych. Dokumenty dziecka uzyskujemy na wniosek rodzica lub przedstawiciela ustawowego.

13. Zmiany polityki

Możemy aktualizować politykę, np. przy zmianie prawa lub usług. Aktualna wersja z datą jest zawsze na tej stronie.